Катюш, ты умничка. Конечно, тяжело одной организовать все-все-все и без накладок. Но мне, кажется, в следующем году можно взять кого-то в помощь, сама могу быть в желающих помочь
И мне кажется, что можно чуть-чуть усовершенствовать процесс, например, в формочке изначально ставить вопрос сколько ребенку лет и месяцев сейчас или на новый год будет - это поможет избежать многочисленных вопросов, которые были вначале.
Можно подумать, как максимально автоматизировать процесс, чтобы и времени меньше занимало, и меньше перепроверок было, чтобы не ошибиться.

Не расстраивайся, мы очень-очень благодарны за почтовичка, и готовы помочь в следующем году.